Guides d'utilisation

Au quotidien

Tableau de bord

La page d'accueil de Puwapi : un coup d'œil sur votre activité, et un point de départ vers vos premiers gestes dans l'outil.

Avant de commencer

Rien à activer : le tableau de bord est accessible à tous les membres dès l'ouverture de l'espace. La carte Premiers pas et le choix du mode d'encaissement, eux, ne s'affichent qu'au propriétaire de l'espace ou à un administrateur.

Les 3 premiers gestes

  1. Suivez la liste « Premiers pas » — elle propose, dans l'ordre, d'ajouter vos contacts, de créer votre premier devis ou facture, de planifier un rendez-vous, de compléter vos coordonnées de facturation, d'inviter un collègue et d'activer l'encaissement en ligne. Chaque tâche se coche toute seule dès qu'elle est faite. Envie de voir l'outil rempli avant de vous lancer ? Le bouton Ajouter un jeu d'essai dépose six contacts et cinq rendez-vous fictifs, à retirer d'un clic quand vous voulez repartir à zéro.

  2. Repérez vos chiffres du moment — en haut de la page, les statistiques (réservations du jour, clients actifs, chiffre d'affaires du mois, factures en attente…) se mettent à jour en continu. Si votre espace compte plusieurs établissements, le sélecteur Portée en haut à droite bascule entre l'établissement actif et Tous les établissements.

  3. Personnalisez votre page — cliquez sur Personnaliser, ajoutez des widgets depuis Ajouter un widget (raccourcis, derniers clients, dernières factures, tâches à faire…), glissez-les pour les réordonner, changez leur taille, puis choisissez les statistiques à afficher dans Statistiques de l'accueil. Cliquez sur Enregistrer pour garder la disposition — le bouton Terminer referme l'édition sans enregistrer vos changements.

Au quotidien

Les blocs de la page

  • Statistiques : réservations du jour, clients actifs, chiffre d'affaires du mois, factures en attente, points de fidélité distribués, dépenses du mois, TVA nette du trimestre. Vous choisissez lesquelles afficher (au moins une).
  • Prochains événements : un aperçu de votre agenda.
  • Encaissé et dépenses : une courbe sur les 6 derniers mois.
  • Derniers clients : les dernières fiches créées, avec leurs points de fidélité et leur statut (Actif, Prospect, Inactif).
  • Si votre rôle vous limite à vos propres fiches dans le CRM, Clients actifs et Derniers clients ne comptent que vos fiches et celles sans responsable : deux collègues peuvent donc lire des chiffres différents.
  • Activité en temps réel : les événements récents de vos modules (réservations, paiements, nouveaux clients) dès qu'ils se produisent.

Widgets supplémentaires

Depuis Personnaliser → Ajouter un widget, vous pouvez aussi poser des compteurs (clients, factures, rendez-vous), une liste de fichiers récents, une grille de raccourcis, ou des widgets de tâches (À faire, Demandes reçues, Mes tâches de projet) — ces derniers portent une roue crantée pour choisir ce qu'ils affichent : priorité, échéance, nombre de lignes.

L'alerte factures en attente

Dès qu'une facture attend d'être réglée, une bannière orange l'indique en haut de page, avec le montant total à encaisser. Elle mène directement à Factures.

Selon votre métier

  • Atelier ou boutique de création : gardez un œil sur les réservations d'ateliers du jour et sur les dernières commandes réglées, sans ouvrir chaque module l'un après l'autre.
  • Salon ou institut : le compteur de réservations du jour et le graphique d'encaissement donnent en un regard le rythme de la journée.
  • Agence ou indépendant : suivez vos factures en attente et vos derniers clients pour savoir qui relancer sans repasser par Contacts.
  • Franchise ou multi-établissements : basculez la Portée sur Tous les établissements pour voir l'activité consolidée, ou restez sur l'établissement actif pour un suivi au plus près.

Questions fréquentes

Pourquoi la carte « Premiers pas » a-t-elle disparu ? Elle se retire d'elle-même dès que toutes les tâches sont faites, ou si vous cliquez sur Masquer. Elle disparaît aussi automatiquement 30 jours après la création de l'établissement.

Le jeu d'essai crée-t-il de vraies factures ? Non. Il pose uniquement des contacts et des rendez-vous fictifs, jamais de facture : cela préserverait votre numérotation et vos déclarations de TVA.

Puis-je créer mes propres widgets ? Une fonction avancée existe pour créer un widget personnalisé relié à vos données (Puwapi Connect). Elle s'adresse à un profil plus technique ; les widgets proposés par défaut suffisent pour un usage courant.

Limites connues

  • La carte Premiers pas et le réglage de l'encaissement en ligne ne s'affichent qu'au propriétaire de l'espace ou à un administrateur.
  • Le jeu d'essai ne crée jamais de facture ni de rendez-vous marqué comme terminé, pour ne pas fausser vos statistiques ni vos points de fidélité.
  • Au moins une statistique doit rester affichée : la dernière cochée ne peut pas être retirée.

Pour aller plus loin

#guide