Guides d'utilisation

Au quotidien

Contacts

Le carnet d'adresses de votre organisation (l'entrée Clients de la barre latérale) : particuliers et entreprises, leurs échanges, vos relances et leurs consentements, au même endroit.

Avant de commencer

  • Il faut avoir créé au moins un établissement : une fiche y est toujours rattachée. Sans établissement, la page vous invite à en créer un.
  • Les droits se règlent dans Paramètres → Rôles, sur deux lignes :
    • Clients et pipeline : Lecture pour consulter, Contribution pour créer et modifier des fiches, Gestion pour mettre à la corbeille, restaurer, fusionner, gérer les champs personnalisés et exporter toute une vue.
    • Visibilité dans le CRM : sans Lecture sur cette ligne, un membre ne voit que ses fiches (celles dont il est responsable) et celles qui n'ont pas de responsable. Gestion ouvre en plus les champs marqués sensibles.
  • Le propriétaire et les administrateurs de l'organisation voient et font tout.

Les 3 premiers gestes

  1. Ajoutez votre premier contact — cliquez sur Nouveau contact. Choisissez le Type : Personne ou Organisation. Pour une entreprise, tapez son nom ou son numéro dans Rechercher l'entreprise : l'annuaire public des entreprises remplit la Raison sociale, le N° SIRET, le N° TVA et l'adresse. Si une fiche existante a le même e-mail, le même téléphone, le même SIREN ou le même nom, un encadré vous la montre avant que vous ne créiez un doublon. Terminez par Ajouter le contact.

  2. Importez votre fichier existant — cliquez sur Importer et déposez un fichier (CSV, Excel, JSON ou XML). L'assistant reconnaît les colonnes (nom, e-mail, téléphone, société, étiquettes, SIREN / SIRET, référence externe…). Choisissez sous Reconnaître une fiche existante par comment retrouver une fiche déjà présente : Automatique, E-mail, SIREN / SIRET ou Référence externe (l'identifiant de votre ancien logiciel). Une vérification à blanc vous montre ce qui sera créé, mis à jour ou ignoré avant que rien ne soit enregistré.

  3. Notez une relance sur une fiche — ouvrez une fiche, cliquez sur Tâche sous son nom, donnez un Sujet et une Échéance, puis Ajouter. La tâche apparaît dans la page Relances et dans l'encart Relances à faire de la liste, tant qu'elle n'est pas faite.

Au quotidien

La liste

  • Recherche et filtres : par mot-clé, par rôle (Client, Prospect, Fournisseur, Partenaire, Lead, Revendeur), par type, et par Portée (Établissement actif ou Tous les établissements).
  • Regrouper : rangez la liste Par statut, Par responsable, Par type, Par étiquette ou Par rôle, chaque groupe affichant son effectif.
  • Vues : des filtres nommés, avec leurs Conditions, leurs Colonnes et leur tri (par exemple « Prospects sans e-mail »). Une vue est Pour moi seul ou Partagée avec l'équipe (le partage demande le droit de gestion). Le menu d'une vue propose Ajouter aux favoris : les favoris passent en tête de la barre. Une vue ne modifie aucun contact.
  • Modifier sans ouvrir la fiche : le nom, le statut, les étiquettes, le responsable et les champs personnalisés se modifient directement dans le tableau.
  • Aperçu : cliquez sur un nom pour voir la fiche dans un panneau latéral (coordonnées, responsable, dernier échange, affaires en cours), puis Ouvrir la fiche complète si besoin.
  • Clic droit sur une ligne : aperçu, ouverture, et les mêmes actions que la sélection.

Agir sur plusieurs fiches

Cochez des lignes (Maj + clic pour une plage) : la barre de sélection propose Attribuer à, Étiquettes (ajouter ou retirer), Changer le statut, Exporter, Fusionner (2 à 6 fiches, droit de gestion), Mettre à la corbeille et Lancer une automatisation (si le module Flow est actif). La sélection vaut pour la page affichée.

Exporter la vue (en haut de la page) télécharge toutes les fiches de la vue en cours, avec ses filtres et ses colonnes. Ce bouton n'apparaît qu'aux rôles qui ont le droit d'exporter, et chaque export est consigné au journal d'audit.

La fiche contact

  • En-tête : type, statut, rôles, et des boutons rapides Note, Appel, E-mail, Réunion, Tâche. À droite : Résumé IA et Demander à l'IA (avec le module IA), Lancer une automatisation, Modifier la fiche, Fusionner un doublon et Nouvelle facture.
  • Modifier la fiche : plusieurs E-mails et Téléphones, chacun avec son Libellé, plus le site web, les rôles, les étiquettes, le Responsable, l'adresse, le N° TVA et le N° SIRET.
  • Score de santé : une note sur 100 et un niveau (Fidèle, À surveiller, À risque).
  • Champs personnalisés : vos propres informations (date d'anniversaire, segment…). L'icône de réglage ouvre Gérer les champs : neuf types, dont Liste de choix et Case à cocher. Un Champ sensible n'est montré qu'aux rôles qui en ont le droit, les autres voient « — ».
  • Relations : « Employé de », « Dirige », « Filiale de »… Une fiche montre aussi les relations qui pointent vers elle. Sur une organisation, la carte Équipe liste les personnes rattachées.
  • Opportunités, Notes, Historique de factures, points de fidélité (Ouvrir une carte si la personne n'en a pas).
  • E-mails : les échanges de l'équipe avec cette fiche, si le module Mail est actif. Vous voyez vos propres messages en entier ; ceux de vos collègues selon ce que chaque boîte partage. Ouvrir dans la messagerie mène au fil ; un participant inconnu se transforme en fiche par Créer la fiche de….
  • Activité : une chronologie qui mêle notes, appels, tâches, rendez-vous, factures, opportunités et Modifications (qui a changé quoi, et quand). Une activité se modifie, se marque terminée ou se supprime.

Données personnelles

La carte Données personnelles de chaque fiche porte la Base légale du traitement et les Consentements à être sollicité par canal (E-mail, SMS, Téléphone, Courrier), chacun Accordé, Refusé ou Inconnu, avec sa date et sa source. « Inconnu » n'est pas un accord. Exporter ses données télécharge ce que le CRM sait de la personne. Un avertissement s'affiche quand une fiche n'a eu aucun échange depuis plus de 3 ans.

Doublons, fusion et corbeille

Fusionner se fait en trois étapes : choisir les fiches et celle que vous gardez, choisir champ par champ la valeur à garder, puis vérifier l'aperçu (factures, opportunités, rendez-vous et activités rattachés à la fiche gardée). E-mails, téléphones, étiquettes et rôles sont réunis. Pour un consentement, un refus sur une des fiches l'emporte.

Mettre à la corbeille n'efface rien tout de suite : le lien Corbeille liste les fiches retirées, restaurables pendant 30 jours, puis purgées automatiquement. Purger supprime une fiche tout de suite.

Raccourcis

⌘K (ou /) ouvre la palette de commandes depuis n'importe quelle page : retrouver une fiche, créer un contact, lancer une automatisation ou interroger l'assistant IA.

Selon votre métier

  • Atelier ou boutique de création : étiquetez « atelier poterie » ou « vip », puis regroupez la liste par étiquette pour préparer une invitation.
  • Salon ou institut : une vue « Dernière interaction avant le… » montre les clients qui ne sont pas revenus depuis longtemps.
  • Agence B2B : créez vos clients entreprises depuis l'annuaire, rattachez leurs interlocuteurs par une relation « Employé de », et suivez l'équipe depuis la fiche de la société.
  • Équipe commerciale : retirez la Visibilité dans le CRM au rôle des commerciaux, attribuez chaque fiche à son responsable : chacun ne voit que son portefeuille et les fiches libres.

Questions fréquentes

Puis-je importer deux fois le même fichier sans dupliquer mes contacts ? Oui. En mode Automatique, une ligne dont l'e-mail (sinon le SIREN) existe déjà met la fiche à jour. Sans l'un ni l'autre, une fiche de même nom et même téléphone fait ignorer la ligne. Les étiquettes et les rôles sont complétés, jamais remplacés.

J'ai supprimé un contact par erreur, puis-je le récupérer ? Oui, pendant 30 jours : ouvrez Corbeille et cliquez sur Restaurer. Restaurer et purger demandent le droit de gestion.

Que devient une fiche citée par une facture quand elle est purgée ? Elle est anonymisée au lieu d'être supprimée : nom, coordonnées et historique sont effacés, la facture garde sa référence.

Comment retrouver mes relances en retard ? Ouvrez Relances dans la barre latérale : elles sont groupées en En retard, Aujourd'hui, Cette semaine, Plus tard et Sans échéance.

Pourquoi un collègue ne voit-il pas une fiche que je vois ? Son rôle n'a sans doute pas la Visibilité dans le CRM : il ne voit alors que ses fiches et celles sans responsable. Attribuez-lui la fiche, ou retirez-en le responsable.

Limites connues

  • Une fiche est toujours rattachée à un établissement.
  • Mettre à la corbeille se fait depuis la liste (sélection ou clic droit), pas depuis la fiche.
  • Une fiche absorbée par une fusion ne se restaure pas. La fusion réunit 6 fiches au plus, et un accord de prospection présent sur une partie des fiches seulement n'est pas conservé : il faudra le redemander.
  • L'alerte de doublon compare l'e-mail et le téléphone principaux, le SIREN et le nom exact. Un nom porté par plus de 20 fiches n'est pas signalé.
  • Exporter la vue est limité à 5 000 contacts : au-delà, affinez les filtres.
  • Exporter ses données couvre le CRM seulement : fidélité, commandes, support et messagerie s'exportent depuis leur module.
  • Les e-mails et téléphones multiples ne se modifient pas dans le tableau, seulement depuis Modifier la fiche.
  • Lancer une automatisation porte sur 100 fiches au plus à la fois.

Pour aller plus loin

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