Vos achats et notes de frais, classés, avec votre TVA déductible calculée et un export FEC prêt pour votre comptable.
Avant de commencer¶
Il faut avoir créé un établissement. La gestion des dépenses est régie par le droit Dépenses et TVA, réglable dans Paramètres → Rôles.
Les 3 premiers gestes¶
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Scannez un ticket ou une facture — cliquez sur Scanner un ticket, prenez en photo ou déposez l'image ou le PDF du justificatif. Le montant, la date et le fournisseur sont pré-remplis ; vérifiez-les avant d'enregistrer. Nécessite le module IA.
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Complétez et classez — choisissez une Catégorie, une bascule TTC + taux ou Plusieurs taux pour la TVA selon votre justificatif, et ajoutez un Fournisseur (une fiche se crée à la volée si besoin). Enregistrer.
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Consultez votre TVA — ouvrez l'onglet TVA : la TVA collectée (sur vos factures), la TVA déductible (sur vos dépenses validées) et le net à payer ou le crédit, par trimestre. Exportez le FEC de l'année pour votre comptable.
Au quotidien¶
La liste¶
- Statut : À vérifier (venant d'un scan ou d'un import, à confirmer) ou Validée (comptée dans la TVA déductible et le FEC).
- Origine : Manuel, Import ou E-facture (une facture fournisseur reçue automatiquement).
- Filtres : recherche par libellé, fournisseur ou numéro de facture, catégorie, période (Du / Au).
- Sélection groupée : Classer dans une catégorie, Valider ou Supprimer plusieurs dépenses à la fois.
La fiche dépense¶
- Montants : total HT, TVA et TTC, avec le détail par taux si la dépense en porte plusieurs.
- Justificatifs : téléchargez, prévisualisez ou supprimez les fichiers joints (PDF, JPEG, PNG, WebP, HEIC, 15 Mo max).
- Valider : fait passer une dépense À vérifier en Validée, condition pour qu'elle compte dans la TVA déductible et le FEC.
Catégories¶
Depuis Catégories, créez vos propres classes de dépenses avec un libellé et, en option, un compte comptable (classe 6xx) utilisé pour l'export FEC. Une catégorie déjà utilisée par une dépense ne peut plus être supprimée : désactivez-la plutôt, pour garder l'historique lisible.
Selon votre métier¶
- Atelier ou boutique : scannez vos factures fournisseurs de matières premières dès la réception, pour ne jamais perdre un justificatif.
- Indépendant ou agence : suivez vos notes de frais (déplacements, repas) avec leurs propres catégories.
- Toute entreprise soumise à la TVA : exportez le FEC chaque trimestre ou en fin d'année pour votre comptable ou votre déclaration.
Questions fréquentes¶
Une dépense scannée est-elle automatiquement validée ? Non : elle reste À vérifier tant que vous ne cliquez pas sur Valider. Vous gardez la main sur ce qui compte dans votre TVA déductible.
Puis-je créer une dépense sans fournisseur ni catégorie ? Oui, les deux sont facultatifs. Sans catégorie, elle est tout de même exportée au FEC, mais sous un compte de charges générique plutôt que sous le compte propre à une catégorie.
Le scan fonctionne-t-il sur une photo floue ? Il tente une lecture ; si rien d'exploitable n'est détecté, un message vous invite à compléter les montants à la main.
Limites connues¶
- Le scan de justificatif nécessite le module IA et compte dans son quota mensuel d'actions.
- Un justificatif est limité à 15 Mo, aux formats PDF, JPEG, PNG, WebP ou HEIC.
- Le compte comptable d'une catégorie est facultatif ; sans lui, la dépense reste exportable au FEC mais sans imputation comptable précise.