Suivez ce que vous avez, où il se trouve, et ce que ça vaut : réceptions, sorties, transferts entre dépôts et inventaires.
Avant de commencer¶
Stock est une option payante : elle doit être activée pour votre organisation (voir la page Tarifs). Une fois activée, tout le monde peut consulter les niveaux ; sortir ou transférer de la marchandise demande un rôle qui donne le droit de modifier les mouvements. Réceptionner une livraison demande ce même droit, plus celui de voir les coûts d'achat : chaque ligne reçue porte un coût, donc une personne qui n'a pas accès aux coûts ne peut pas réceptionner. Poser un seuil de réapprovisionnement, déclarer une perte, corriger un écart ou clôturer un inventaire demande un rôle de gestion ; voir les coûts d'achat et la valeur du stock est un droit à part, réglable indépendamment (Paramètres → Rôles).
Pour suivre un article, il doit d'abord exister dans le Catalogue et y être marqué comme suivi en stock.
Les 3 premiers gestes¶
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Réceptionnez votre premier arrivage — cliquez sur Réceptionner, choisissez le dépôt de réception, indiquez une référence (le numéro du bon de livraison), puis ajoutez une ligne par article reçu : quantité, coût unitaire (obligatoire) et, si l'article est suivi par lot, son numéro (obligatoire ; la date de péremption reste facultative). Rien n'entre en stock tant que vous n'avez pas cliqué sur Valider.
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Posez un seuil de réapprovisionnement (ce geste demande un rôle de gestion) — dans l'onglet Niveaux, cliquez sur Poser un seuil en fin de ligne d'un article. En dessous de ce seuil, l'article remonte dans l'onglet Alertes.
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Repérez ce qui manque — toujours dans Niveaux, cochez Seulement sous le seuil de réappro : c'est la liste de ce qu'il faut recommander en premier.
Au quotidien¶
Niveaux¶
La photo de votre stock à l'instant présent : dépôt, article, quantité physique, réservé, disponible (le physique moins le réservé) et valeur. Filtrez par dépôt et cherchez un article ou un SKU. Un article peut porter plusieurs lignes s'il est suivi par lot ou réparti sur plusieurs dépôts. Depuis cet onglet : Saisir un mouvement (achat rapide, casse, vol, consommation interne, écart, retour, sans passer par l'assistant de réception), Poser un seuil, ou une sélection multiple pour Ajuster le stock en masse.
Journal¶
Chaque mouvement qui a fait bouger le stock, avec sa date, sa nature, sa quantité, son coût unitaire et son origine (réception, vente, inventaire, transfert, saisie manuelle…). Rien ne s'y modifie ni ne s'y efface : pour corriger une erreur, utilisez Annuler sur la ligne, ce qui écrit un mouvement inverse et garde l'original visible.
Lots¶
Les lots enregistrés, avec leur date de péremption et ce qu'il en reste. Tracer un lot affiche tout ce qui en est entré et sorti : de quoi répondre en cas de rappel produit.
Réappro¶
Une prévision, calculée sur une moyenne des sorties récentes : ce qu'il reste de couverture en jours et ce qu'il faudrait commander compte tenu du délai de livraison. Cette moyenne ne connaît ni Noël ni les vacances : à ajuster à votre jugement pour les périodes inhabituelles.
Alertes¶
Ce qui demande une décision : article sous le seuil, péremption proche, lot périmé, article qui ne bouge plus (« dormant »), ou écart entre le stock affiché et le journal. Ce dernier cas signale un vrai problème : utilisez Reconstruire depuis le journal, qui refait le calcul en repartant des mouvements enregistrés.
Dépôts et fournisseurs¶
Dépôts (menu Plus) : les lieux où votre stock est rangé physiquement. Un dépôt peut être désigné principal, celui que rejoint un mouvement sans dépôt précisé. Fournisseurs : d'où vient la marchandise, avec l'historique de vos prix d'achat par article.
Inventaire et transferts¶
Inventaire ouvre une session de comptage sur un dépôt : le stock théorique reste caché pendant que vous comptez, pour ne pas influencer le chiffre. Les écarts passent en relecture, puis la clôture les transforme en mouvements d'ajustement. Transfert fait passer de la marchandise d'un dépôt à un autre en deux temps : Expédier (la quantité quitte le dépôt de départ et devient indisponible partout) puis Réceptionner à l'arrivée.
Compter sur le terrain¶
L'application mobile Puwapi Stock permet de compter directement dans la réserve, avec un lecteur de codes-barres ou l'appareil photo. Ouvrez une session d'inventaire depuis le hub, collez son identifiant dans l'application : les comptages sont enregistrés sur l'appareil, y compris sans réseau, et partent tout seuls dès que la connexion revient.
Quand une commande est servie¶
Si le module Commandes est actif et qu'un article est suivi en stock, le fait de marquer une commande comme servie déstocke automatiquement les articles vendus : un mouvement de type Vente apparaît au journal, sans saisie de votre part.
Selon votre métier¶
- Atelier de création (céramique, bougies) : suivez vos matières premières (argile, cire, mèches) par lot, avec leur date de péremption si elles en ont une, et retrouvez d'un coup d'œil ce qu'il reste avant la prochaine fournée.
- Commerce avec réserve : gardez un dépôt « Boutique » et un dépôt « Réserve », et transférez entre les deux sans perdre le fil de ce qui est en chemin.
- Activité avec plusieurs points de vente : un dépôt par établissement, une vue d'ensemble filtrable, et une prévision de réappro par article.
Questions fréquentes¶
Pourquoi je ne peux pas modifier ni supprimer un mouvement ? Le journal ne s'efface jamais : c'est ce qui rend la valeur de votre stock vérifiable. Pour corriger une erreur, annulez le mouvement fautif : l'original reste visible, un mouvement inverse est écrit.
Le stock affiché ne correspond pas à ce que j'ai compté. Faites un inventaire du dépôt concerné : les écarts constatés se transforment en mouvements d'ajustement à la clôture. Si l'écart apparaît en Alertes sans qu'un inventaire l'explique, utilisez Reconstruire depuis le journal.
Je ne vois pas les coûts d'achat ni la valeur du stock. Ces informations sont réservées à un droit particulier, distinct du droit de gestion des mouvements. Demandez ce droit à un administrateur de votre organisation (Paramètres → Rôles).
Puis-je scanner un code-barres pour compter ? Oui, depuis l'application mobile Puwapi Stock, avec un lecteur ou l'appareil photo.
Limites connues¶
- Le déstockage automatique à la vente ne fonctionne que via le module Commandes : un encaissement fait ailleurs ne fait pas bouger le stock.
- La prévision de réapprovisionnement est une moyenne glissante : elle ne tient pas compte des saisons ni des événements ponctuels.
- L'application mobile ne sert aujourd'hui qu'au comptage d'inventaire ; les réceptions et transferts se font depuis le hub.