Organisation

Automatisations

Reliez vos modules entre eux : quand quelque chose se passe ici, faites-le arriver là. Un devis signé crée un projet, une facture payée déclenche un remerciement.

Avant de commencer¶

Le module Automatisations est inclus dans toutes les formules, avec un nombre d'exécutions mensuelles qui dépend de la vôtre. La page affiche votre consommation du mois et vous prévient quand vous en approchez.

Les 3 premiers gestes¶

Partez d'un modèle — cliquez sur Nouvelle automatisation et choisissez un modèle déjà prêt à publier (« Devis signé → projet », « Facture payée → remerciement »…). Il ouvre l'éditeur avec le déclencheur et sa première étape déjà en place, à ajuster.
Ajoutez une étape — dans l'éditeur, cliquez sur le + sous une étape pour enchaîner une condition, un délai, ou une action dans un autre module.
Publiez, puis suivez les exécutions — Publier active l'automatisation ; la liste affiche ensuite ses dernières exécutions et leur résultat.

Au quotidien¶

La liste des automatisations¶

Chaque carte indique son état (Brouillon, Active ou En pause), son déclencheur, et ses exécutions des 30 derniers jours, échecs comptés.
Activer / Désactiver bascule une automatisation publiée sans la modifier ; Tester lance une exécution immédiate pour vérifier qu'elle fait ce qu'on attend.
Supprimer arrête les exécutions en cours ; l'historique déjà produit reste consultable.
Une automatisation à déclenchement par webhook affiche l'URL secrète à appeler (copiable) : quiconque la connaît peut déclencher l'automatisation, gardez-la privée.

L'éditeur¶

Toute automatisation commence par un déclencheur : un événement d'un module (devis signé, facture payée, rendez-vous réservé, ticket créé…), une planification récurrente, un webhook, ou un déclenchement manuel. Côté CRM, vous trouverez notamment Opportunité gagnée, Opportunité perdue (avec son motif) et Fiches fusionnées (une fiche contact absorbée par une autre lors d'une fusion de doublons).
Les étapes s'ajoutent à la suite, avec le bouton + sous chacune : il n'y a pas de tracé libre à la souris. Une condition ouvre plusieurs branches : la première vraie l'emporte, « sinon » ramasse le reste.
Le panneau de droite laisse insérer une variable issue d'une étape précédente (le nom du client, le montant d'une facture…) dans les champs d'une étape.
Le brouillon s'enregistre automatiquement pendant que vous travaillez. Publier fige une version et affiche toutes les erreurs restantes si l'automatisation n'est pas encore publiable ; tant qu'une modification n'est pas publiée, la version en service continue de tourner à l'identique.

Lancer une automatisation depuis le CRM¶

Le déclencheur Lancé depuis une fiche du CRM ne part que lorsqu'un membre le lance lui-même. Choisissez à la conception le Type de fiche : Contact ou Affaire. Une fois l'automatisation publiée et active, le bouton Lancer une automatisation apparaît sur la fiche d'un contact, sur la fiche d'une affaire, et dans la barre qui s'affiche quand vous cochez plusieurs contacts ou plusieurs affaires.

Une confirmation précède toujours le lancement : l'automatisation s'exécute pour de vrai.
Elle s'exécute une fois par fiche : lancée sur 20 contacts, elle produit 20 exécutions, qui comptent chacune dans votre quota mensuel. Un échec ne concerne que la fiche en cause, et se relance depuis le détail de son exécution.
Au plus 100 fiches par lancement.
On ne lance que sur des fiches que l'on voit : si votre rôle vous limite à vos fiches (voir Paramètres), une sélection qui en contient une autre est refusée en entier.
Un double clic ne relance rien : le message Déjà lancée : rien n'a été relancé. l'indique.

Le détail d'une exécution¶

Ouvrez une exécution pour voir chacune de ses étapes et son état : réussie, en échec ou ignorée (branche non empruntée). Une exécution en échec se relance depuis sa première étape en échec, sans repartir de zéro.

Selon votre métier¶

Atelier de création : dès qu'un devis est signé, crée automatiquement le projet correspondant.
Salon ou cabinet : dès qu'un rendez-vous est réservé, crée la tâche de préparation qui va avec.
Support : un webhook reçu depuis un outil externe ouvre une demande dans Support.
Facturation : dès qu'une facture est réglée, envoie un email de remerciement au client.

Questions fréquentes¶

Mon automatisation ne s'est jamais déclenchée. Vérifiez qu'elle est publiée (un brouillon n'arme aucun déclencheur) et active, pas en pause.

J'ai modifié une automatisation active, rien n'a changé chez mes clients. Vos modifications restent dans le brouillon (badge « Modifications non publiées ») tant que vous n'avez pas cliqué Publier.

Le bouton « Lancer une automatisation » affiche « Aucune automatisation ne se lance depuis ce type de fiche. » Il faut une automatisation au déclencheur Lancé depuis une fiche du CRM, réglée sur le bon Type de fiche (contact ou affaire), publiée et active.

Combien d'étapes puis-je enchaîner ? Une automatisation reste raisonnable en taille ; au-delà d'une certaine complexité, la publication vous le signale directement.

Limites connues¶

Pas de tracé libre entre étapes : uniquement une chaîne d'étapes avec des branches sur condition.
Le nombre d'exécutions mensuelles dépend de votre formule ; la page vous prévient en approchant de la limite.
Un lancement depuis le CRM porte sur 100 fiches au plus ; au-delà, passez par un déclencheur planifié.

Pour aller plus loin¶

IA pour aller au-delà d'une règle fixe et confier une décision à l'assistant.
Projets et Support pour les événements que vos automatisations peuvent écouter.
Factures et Rendez-vous pour les mêmes raisons.

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