Coworkers

Des employés IA, rangés par équipe, qui prennent en charge une tâche récurrente (relancer les affaires, surveiller le stock, suivre les impayés) et vous en rendent compte, à la demande ou à heure fixe.

Avant de commencer¶

Coworkers est inclus partout où le module Puwapi IA l'est : tant que votre organisation ne l'a pas réglé à part, il suit l'activation de l'IA. Ce que fait un employé consomme les actions IA de votre organisation, comme l'assistant.

Un employé IA agit toujours avec vos droits : il ne lit que ce que votre rôle vous permet de lire. Si une fonction ou une tâche ne vous est pas proposée, c'est que vos modules ou vos droits ne donnent pas accès aux informations dont elle a besoin.

Les 3 premiers gestes¶

1. Recrutez votre premier coworker : ouvrez Coworkers et cliquez sur Votre premier coworker. Quelques questions courtes s'enchaînent, et rien n'est créé avant votre clic final :

   • Quel est votre métier ? Il est repris de votre établissement ; le changer ici ne modifie pas vos Paramètres. Il sert à mettre en avant les tâches utiles à votre métier ;
   • Pour quelle fonction le recrutez-vous ? Commercial et ventes, Support client, Finance et facturation, Opérations au quotidien ou Projets et production ;
   • Quelle tâche lui confier en premier ? Par exemple Relancer les affaires en cours, Surveiller le stock ou Relancer les factures impayées ;
   • Qu'est-ce qui bloque ? Choisissez une réponse (On oublie de le faire, On s'en rend compte trop tard…) ou dites-le avec vos mots.

2. Choisissez quand il travaille : à la question Quand voulez-vous recevoir le résultat ?, choisissez Chaque jour, Chaque lundi, Le 1er du mois, ou Jamais, je le lance moi-même, puis l'Heure. L'écran rappelle l'heure choisie dans votre fuseau. Le compte rendu de chaque passage est envoyé à l'adresse e-mail de votre compte.

3. Relisez la carte, puis créez-le : la carte résume son prénom, son poste, son équipe, ce à quoi il s'attaque, les trois livrables que vous recevez à chaque passage et ce qu'il lit. Un employé créé ainsi travaille en lecture seule : il ne crée, ne modifie et n'envoie rien. Modifier quelque chose revient aux questions ; Créer mon coworker l'installe. Cliquez ensuite sur Parler à suivi de son prénom pour lui confier une première tâche tout de suite.

Au quotidien¶

Le bureau¶

La page Coworkers montre une pièce par équipe, et dans chaque pièce un poste par employé : son visage, son prénom suivi du badge IA (un employé IA ne passe jamais pour une personne) et son poste. Les employés sans équipe sont rangés à l'Accueil.

Sur chaque poste :

• Parler ouvre une conversation menée par cet employé, dans l'assistant ;
• l'icône Ce que suivi de son prénom sait ouvre sa mémoire (voir plus bas) ;
• le crayon modifie l'employé, si c'est vous qui l'avez créé.

Ce qu'il est en train de faire¶

L'état de chaque employé s'affiche en direct sous son poste, avec une pastille de couleur sur son visage :

• Au travail, ou Au travail dans suivi du module (par exemple « Au travail dans Stock ») ;
• Attend une validation : il a préparé une action et attend votre décision ;
• En erreur à la dernière tâche.

Sans pastille, l'employé est disponible. Un résumé en haut de la page compte les employés au travail, en attente et en erreur.

Recruter un employé à la main¶

Recruter un employé (ou Recruter dans cette équipe, au bas d'une pièce) ouvre une fiche complète. Un prénom et un visage sont tirés au hasard : Un autre en propose un nouveau, et le prénom reste modifiable. Il n'est jamais celui d'un membre de votre organisation. Renseignez ensuite son Poste, son Équipe, son Ton (Posé, Chaleureux, Direct ou Enjoué), le Modèle, une Description, ses Instructions et ses Outils, c'est-à-dire ce qu'il a le droit de faire dans Puwapi. Sans outil, il rédige et raisonne sans jamais agir.

Partager avec l'organisation permet à vos collègues de l'employer, sans le modifier. Partager ne donne aucun droit : chacun doit détenir les permissions des outils de l'employé.

Les équipes¶

Une équipe range des employés : c'est une pièce du bureau, elle ne donne aucun droit. Nouvelle équipe demande un Nom de l'équipe, une Nature (Commercial, Développement, Support, Finance, Opérations ou Autre) et une Couleur. Un coworker recruté par le parcours guidé s'assoit dans l'équipe de la nature de sa fonction si elle existe, sinon à l'Accueil : aucune équipe n'est créée pour vous.

Le menu d'une pièce propose Modifier l'équipe et Archiver l'équipe à son auteur et aux administrateurs. Archiver ne supprime aucun employé : ils passent à l'Accueil.

Ce que l'employé sait¶

Chaque employé garde des souvenirs, relus au début de chaque conversation. Sa fiche Ce que suivi de son prénom sait les range en rubriques :

• À valider : ce que l'employé propose de retenir pour toute l'équipe. Rien n'est relu tant que ce n'est pas validé ; Valider ou Refuser ;
• Ce que l'équipe lui a appris : relu dans les conversations de tous ;
• Ce qu'il sait de vous : relu seulement dans vos conversations. Ce qu'il sait d'un collègue n'apparaît jamais ici.

Pour lui apprendre quelque chose, écrivez-le dans Lui apprendre quelque chose, choisissez le genre (Fait, Préférence ou Procédure), puis Retenir. Le créateur de l'employé peut cocher Pour toute l'équipe. Un souvenir se met en avant avec Épingler, et Oublier l'efface définitivement.

L'employé retient aussi de lui-même ce que vous lui dites. Ce qu'il retient pour vous est actif tout de suite ; ce qui vaudrait pour toute l'équipe, et toute procédure, passe d'abord par À valider.

À valider¶

Un employé à qui vous avez donné des outils qui modifient des données (créer une tâche, envoyer un message…) ne les exécute pas seul : il prépare l'action, et elle attend un humain dans la section À valider, en haut du bureau. Rien n'est parti tant que personne n'a validé. Une action préparée dans une conversation s'affiche aussi dans cette conversation.

Pour chaque demande, Voir les arguments montre ce que l'outil recevra. Valider exécute l'action avec vos propres droits, vérifiés au moment du clic : vous ne pouvez pas faire exécuter par un employé ce que votre rôle vous interdit. Refuser n'exécute rien ; un motif facultatif est relu par l'auteur de l'employé. Une demande non traitée expire au bout de sept jours.

Seuls la personne au nom de qui l'employé agissait et les administrateurs voient une demande. Dans la fiche d'un employé, la rubrique Validation avant action permet, outil par outil, d'Exécuter sans validation : n'allumez cet interrupteur que pour les actions qu'il peut mener seul.

Selon votre métier¶

• Commerce ou restauration : un coworker Opérations au quotidien chargé de Surveiller le stock, chaque lundi à 8 h, vous envoie les articles sous leur seuil et une proposition de réassort en quantités.
• Salon de beauté ou cabinet : Préparer mon agenda, chaque jour, signale les rendez-vous qui se chevauchent et ce qu'il faut préparer avant chacun.
• Conseil ou agence : Relancer les factures impayées liste chaque semaine les factures en retard et prépare un brouillon de relance par client, sans rien envoyer.

Questions fréquentes¶

Mon coworker peut-il envoyer un e-mail ou modifier une facture tout seul ? Un coworker créé par Votre premier coworker ne fait que lire et rendre compte. Un employé à qui vous donnez des outils d'écriture prépare ses actions, qui attendent une validation dans À valider, sauf pour les outils que vous avez réglés sur Exécuter sans validation.

Je ne vois pas la fonction Finance (ou une autre) dans le parcours. Une fonction n'est proposée que si au moins une de ses tâches est possible avec vos modules et vos droits. Par exemple, le suivi des impayés demande de pouvoir lire les factures.

Le bouton Parler n'apparaît pas sur un poste. Votre rôle ne permet pas certaines actions de cet employé : la ligne du poste nomme les permissions qui manquent.

Ma cadence n'a pas été posée. L'écran le dit : l'employé existe et se lance à la main. Cliquez sur Réessayer la cadence. La cadence est une automatisation du module Automatisations, nommée « Cadence — » suivi du prénom de l'employé.

« Le 1er du mois » est refusé à l'heure choisie. À certaines heures, le 1er du mois tomberait la veille selon l'heure universelle, ce que la planification ne sait pas faire. Choisissez une autre heure.

Puis-je confier un mot de passe à un employé ? Non. Mots de passe, clés et coordonnées bancaires sont refusés en mémoire : un souvenir est relu à chaque conversation.

Comment supprimer un employé ? Dans Puwapi IA, ouvrez Gérer les agents, puis Supprimer sur sa ligne, si c'est vous qui l'avez créé. Ses conversations restent consultables.

Limites connues¶

• Les tâches du parcours guidé sont un choix fermé de onze missions, toutes en lecture seule. Pour une autre tâche, recrutez un employé à la main et écrivez ses instructions.
• L'heure d'une cadence se choisit à l'heure pile (8 h, 9 h…), pas à la minute. Au changement d'heure, la cadence peut partir une heure plus tôt ou plus tard en heure locale, et l'écran l'annonce.
• Un souvenir tient en 500 caractères, et une mémoire en compte 200 au plus : au-delà, il faut en oublier avant d'en ajouter.
• Une organisation compte 30 équipes au plus.
• Une demande à valider expire au bout de sept jours ; une demande expirée ne s'exécute plus, elle se range en la refusant.

Pour aller plus loin¶

• Puwapi IA : les conversations, les modèles et les agents.
• Automatisations : les automatisations qui portent les cadences.
• Paramètres : les rôles et leurs droits.