Candidatures, élèves, classes, emploi du temps, présences, notes, bulletins et frais de scolarité : la gestion pédagogique et administrative de votre établissement.
Avant de commencer¶
Créez d'abord une année scolaire dans l'onglet Réglages : les classes, l'emploi du temps et les frais de scolarité s'y rattachent.
Les 3 premiers gestes¶
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Créez une classe — onglet Classes : nom, niveau, professeur principal. Elle se rattache automatiquement à l'année scolaire en cours.
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Inscrivez un élève — soit depuis une candidature reçue par formulaire (Accepter puis Inscrire, qui crée l'élève, son responsable et son inscription en une seule action), soit directement avec Nouvel élève.
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Faites l'appel — onglet Appel : choisissez la classe, la demi-journée, et pointez chaque élève Présent, Absent, En retard ou Excusé.
Au quotidien¶
Candidatures et dossier élève¶
Une candidature n'est pas un élève : rien n'entre dans le fichier élèves avant le clic sur Inscrire, qui crée le dossier d'un coup (élève, responsable, inscription dans une classe). Un refus se garde avec son motif. La fiche d'un élève peut être archivée (sortie sans suppression) ou déplacée vers un autre établissement : ses inscriptions actives se clôturent alors, et il faut le réinscrire dans une classe de la nouvelle école.
Classes et emploi du temps¶
- Chaque classe affiche son effectif ; Gérer permet d'inscrire ou de retirer des élèves un par un.
- L'emploi du temps se consulte par classe, groupe, professeur ou salle, semaine par semaine. Un créneau peut être limité à la semaine A ou B si l'établissement alterne. Modifier un créneau ne change jamais une séance déjà passée : elle garde ce qui a réellement eu lieu.
- Les salles se gèrent en texte libre, ou en ressources déclarées : dans ce second mode, deux cours ne peuvent plus occuper la même salle en même temps.
Appel¶
- Les familles reçoivent un récapitulatif quotidien des absences de leur enfant, pas une alerte par séance : vous disposez de quelques minutes pour corriger une erreur de saisie avant qu'il ne parte.
- Une absence peut être justifiée ; les justifications envoyées par les familles depuis leur espace arrivent dans une file à accepter ou refuser.
- Appel ponctuel ouvre une séance hors emploi du temps quand celui-ci n'est pas encore saisi.
Notes et bulletins¶
- Créez une évaluation (matière, trimestre, coefficient, barème) puis Saisir les notes de la classe.
- Calculer / Recalculer établit les moyennes par matière et la moyenne générale à partir des notes saisies ; ils naissent en Brouillon.
- Publier un bulletin le fige définitivement et notifie les responsables légaux par email : relisez l'appréciation générale avant de publier.
Frais de scolarité¶
- Un échéancier se crée par élève, en mensualités (montant total réparti) ou en échéances manuelles (une par une, montant et date).
- Envoyer le lien transmet aux responsables un lien de paiement ; Marquer payé enregistre un règlement reçu autrement.
- Annuler un échéancier annule ses échéances non réglées ; les paiements déjà faits sont conservés.
Réglages¶
Nom de l'école, devise, nombre de périodes par défaut, mode de gestion des salles, alternance de semaines, liste des pièces attendues pour un dossier d'inscription, et activation de la messagerie directe entre responsables et professeurs (les responsables ne voient jamais l'annuaire de l'établissement, seuls les professeurs de leur enfant).
Selon votre métier¶
- École primaire : une classe par niveau, appel deux fois par jour, pas de bulletin par matière détaillé si vous ne le souhaitez pas.
- Collège ou lycée : notes par matière et par trimestre, bulletins calculés puis publiés en fin de période.
- Groupe scolaire à plusieurs sites : déplacez un élève d'un établissement à l'autre sans ressaisir son dossier.
Questions fréquentes¶
J'ai accepté une candidature, l'élève n'apparaît pas dans la liste. Accepter ne suffit pas : c'est Inscrire qui crée réellement le dossier de l'élève, dans une classe choisie à ce moment-là.
Une famille dit n'avoir reçu aucune alerte pour une absence. C'est normal : les familles reçoivent un récapitulatif quotidien, pas un message à chaque séance.
Puis-je modifier un bulletin déjà publié ? Non, la publication est définitive et déclenche la notification des responsables. Vérifiez avant de publier.
Limites connues¶
- Les séances déjà passées ne suivent jamais une modification de l'emploi du temps.
- Un bulletin publié ne se corrige plus.