Formulaires

Créez un formulaire public en quelques minutes, et transformez chaque réponse en tâche ou en demande de support automatiquement.

Avant de commencer¶

Le module doit être activé pour votre organisation (voir la page Tarifs pour le détail des formules). Pour partager un lien public, définissez d'abord l'adresse publique de votre organisation dans Paramètres → Organisation.

Les 3 premiers gestes¶

1. Créez un formulaire — cliquez sur Nouveau formulaire, donnez-lui un titre et une description, puis ajoutez vos champs (texte, e-mail, téléphone, date, liste déroulante, note, pièce jointe…) dans l'onglet Champs.

2. Personnalisez son apparence — dans l'onglet Apparence, choisissez une mise en page (carte, pleine page ou deux colonnes), une couleur d'accent et, si besoin, un logo ou une image de couverture.

3. Activez la création automatique — dans l'onglet Réglages, cochez Créer une tâche/demande à chaque soumission, choisissez le type (Tâche ou Demande) et associez les champs du formulaire au titre et à la description de l'élément créé.

Au quotidien¶

La liste des formulaires¶

Chaque formulaire affiche son nombre de champs et de soumissions, et un badge Inactif ou Privé (réservé aux membres de l'organisation) le cas échéant. Depuis le menu d'un formulaire : Lien (copie l'adresse publique), Soumissions (voir les réponses reçues), Statistiques, Modifier et Supprimer (retire aussi toutes ses soumissions). La liste se met à jour en temps réel à chaque nouvelle soumission.

Le formulaire public¶

Publié à l'adresse de votre organisation suivie de son identifiant propre. Un visiteur le remplit page par page, avec une barre de progression et l'apparence que vous avez choisie. Un formulaire réservé aux membres demande une connexion avant d'afficher ses champs ; un formulaire fermé (date de clôture ou nombre maximal de réponses atteint) affiche votre message de fermeture.

Réglages¶

Origines autorisées : restreint les sites depuis lesquels le formulaire peut être soumis (vide = aucune restriction). Notifier par e-mail : ces adresses reçoivent chaque soumission ; si le formulaire comporte un champ e-mail, le soumetteur reçoit lui aussi un accusé de réception. Protection anti-spam : ajoute un champ invisible que seuls les robots remplissent, dont les envois sont ignorés silencieusement. Une seule réponse par appareil est un confort, pas une sécurité : une navigation privée passe outre. Limites de collecte : nombre maximal de réponses et date de clôture.

Statistiques¶

Nombre de réponses, d'ouvertures, taux de complétion, durée médiane de remplissage, et une répartition des valeurs par champ (réservée aux champs à choix fermé : liste, choix unique, cases, note, jamais aux réponses en texte libre).

Selon votre métier¶

• Contact / devis : un formulaire sur votre site qui crée automatiquement une demande dans Support, avec le nom et l'e-mail du visiteur déjà renseignés.
• Inscription à un atelier : limitez le nombre de réponses au nombre de places, et fermez automatiquement à la date de l'atelier.
• Formulaire interne : réservez-le aux membres de votre organisation pour collecter une information en interne (disponibilités, matériel nécessaire…).

Questions fréquentes¶

Ma soumission ne crée pas de tâche ou de demande. Vérifiez, dans l'ordre : le formulaire est actif ; la création automatique est activée avec un type choisi ; l'association des champs vers le titre pointe vers un champ existant ; le module Projets ou Support est bien disponible dans votre formule. La soumission reste toujours enregistrée, même si la création automatique échoue.

Je reçois de faux envois. Vérifiez que la Protection anti-spam est activée : les envois automatisés qui remplissent le champ invisible sont ignorés sans être enregistrés.

Le lien public a un identifiant qui ne ressemble pas au titre. Sans slug personnalisé, un identifiant aléatoire est généré, volontairement non déduit du titre. Vous pouvez en fixer un depuis les réglages du formulaire.

Puis-je limiter mon formulaire à mon équipe ? Oui, activez Réserver aux membres de mon organisation : un visiteur devra se connecter avec un compte de votre organisation pour voir les champs et répondre.

Limites connues¶

• Les fichiers Office (Word, Excel…) déposés en pièce jointe ne s'aperçoivent pas dans les soumissions : ils se téléchargent, mais ne s'affichent pas directement.
• La limite « une seule réponse par appareil » se contourne facilement (navigation privée) : ce n'est pas une protection contre la fraude.

Pour aller plus loin¶

• Projets et Support : les destinations possibles d'une soumission.
• Prospection : pour aller chercher des contacts, plutôt qu'attendre qu'ils remplissent un formulaire.