Devis, factures, avoirs et bons de livraison, numérotés et conformes, avec un lien de paiement à envoyer par email ou SMS.
Avant de commencer¶
Il faut avoir créé un établissement et renseigné ses mentions légales (adresse, SIRET) dans Paramètres → Établissement : sans elles, l'émetteur de vos factures reste vide. La gestion des factures est régie par le droit Facturation, réglable dans Paramètres → Rôles. Votre formule peut limiter le nombre de factures par mois.
Les 3 premiers gestes¶
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Créez un devis ou une facture — cliquez sur Nouvelle facture, choisissez le Type de document (Facture, Devis ou Bon de livraison), un client existant ou les coordonnées d'un nouveau, puis ajoutez vos lignes : à la main, ou Depuis le catalogue si vous en avez un. Chaque ligne porte sa quantité, son prix unitaire HT et son taux de TVA.
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Émettez le document — Enregistrer le brouillon garde le document modifiable sans lui donner de numéro ; Émettre (ou Enregistrer et émettre) lui attribue son numéro définitif, qui ne change plus ensuite. Le document reste modifiable (bouton Modifier) tant qu'il n'est ni payé ni annulé.
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Envoyez un lien de paiement — sur une facture émise et non réglée, ouvrez Envoyer un lien de paiement puis choisissez Par email ou Par SMS. Le client reçoit un lien vers une facture consultable et payable en ligne.
Au quotidien¶
La liste¶
- Type de document : filtrez sur Factures, Devis, Avoirs ou Bons de livraison.
- Statut : Brouillon, En attente, Payée, En retard, Annulée, et pour les devis Accepté/Refusé/Expiré.
- Portée : établissement actif ou tous les établissements.
Le cycle de vie d'un document¶
- Un devis accepté se convertit en facture d'un clic, sans ressaisie.
- Une facture émise peut être marquée payée manuellement (règlement en espèces, virement…), ou réglée en ligne via le lien de paiement.
- Une facture payée peut donner lieu à un avoir (remboursement partiel ou total) ou à un bon de livraison, à son tour marqué livré.
- Un document peut être annulé tant qu'il n'a pas d'usage incompatible (par exemple une facture déjà réglée).
Facturation électronique¶
Chaque facture affiche son statut de conformité (Conforme, prête à transmettre, ou la liste des Mentions manquantes). Si votre organisation est enregistrée, vous pouvez Transmettre (PPF/PDP) la facture au format Factur-X, ou télécharger le fichier Factur-X (XML) sans la transmettre. Le statut de transmission suit ensuite son parcours : Prête, Transmise, Acceptée ou Rejetée. Les ventes hors du circuit facture-à-facture (particuliers, international) relèvent de l'e-reporting. Réservée aux factures en euros.
Numérotation¶
Dans les réglages de numérotation, personnalisez le préfixe et le nombre de chiffres de vos factures, devis, avoirs et bons de livraison. La séquence repart à 1 automatiquement si le motif inclut l'année et qu'elle change.
Champs personnalisés¶
Ajoutez vos propres champs à vos documents (numéro de commande, chantier, numéro de série…), au niveau du document entier ou de chaque ligne.
Selon votre métier¶
- Artisan ou atelier : envoyez un devis avant de commencer une pièce sur mesure, puis convertissez-le en facture une fois le travail terminé.
- Commerce avec vente à distance : envoyez le lien de paiement par SMS pour un règlement immédiat, sans passer par une caisse.
- Prestataire B2B : suivez la facturation électronique pour rester conforme à l'obligation Factur-X / PPF.
- Après-vente : émettez un avoir en cas de retour, et un bon de livraison pour tracer l'envoi d'une commande.
Questions fréquentes¶
Puis-je modifier une facture déjà émise ? Oui, tant qu'elle n'est ni payée ni annulée : le bouton Modifier reste disponible. Seul son numéro, attribué à l'émission, ne change plus. Une fois la facture payée, utilisez un avoir pour corriger un montant.
Le lien de paiement expire-t-il ? Chaque clic sur le lien recrée une session de paiement fraîche : le lien envoyé reste valable, mais chaque tentative de paiement a sa propre fenêtre de validité.
Pourquoi je ne peux pas transmettre une facture en dollars à la facturation électronique ? La réforme française du Factur-X / PPF ne s'applique qu'aux factures en euros.
Limites connues¶
- Le nombre de factures créées par mois peut être limité selon votre formule.
- La facturation électronique n'est disponible que si votre organisation est enregistrée auprès de la plateforme de transmission.
- Le numéro attribué à l'émission ne change plus ; une fois la facture payée ou annulée, seuls un avoir ou une nouvelle facture permettent de corriger un montant.