Mail

Votre messagerie professionnelle, avec vos dossiers, des réponses reportées à plus tard, et l'assistant qui résume ou rédige pour vous.

Avant de commencer¶

Une boîte mail doit vous être attribuée depuis votre espace Puwapi (Domaines → Boîtes mail, réservé aux administrateurs). Modifier le nom et la signature qui partent avec vos messages demande le droit mail.settings:manage. Mail est une application séparée, accessible sur mail.puwapi.com, connectée avec votre compte Puwapi habituel.

Les 3 premiers gestes¶

1. Écrivez un message — cliquez sur Nouveau message, renseignez le destinataire, l'objet et le corps. Le brouillon s'enregistre tout seul pendant que vous écrivez.

2. Organisez vos dossiers — dans la barre de gauche, créez un dossier ou un sous-dossier depuis le menu Dossiers, et glissez-y vos messages, ou utilisez Déplacer vers… depuis un message sélectionné.

3. Reportez un message à plus tard — sur un message que vous ne voulez pas traiter maintenant, choisissez Reporter, puis un moment (plus tard aujourd'hui, demain matin, ce week-end, la semaine prochaine, ou une date au choix). Il quitte votre boîte de réception et y revient, non lu, au moment choisi.

Au quotidien¶

La liste des messages¶

Les messages sont regroupés en conversations. La recherche accepte des opérateurs (from:, to:, subject:, is:unread, is:starred, has:attachment, in:, after:, before:), traduits en filtres visibles au-dessus de la liste. Une sélection de plusieurs messages ouvre une barre d'actions groupées : marquer lu/non lu, suivre (étoile), déplacer, archiver, mettre à la corbeille, signaler comme indésirable. Chaque action groupée peut s'annuler juste après.

Lire un message¶

Le lecteur affiche le contenu, les pièces jointes et l'historique de la conversation. Les images distantes ne s'affichent qu'après validation (Afficher les images), pour votre sécurité. Un message peut recevoir une note privée, visible de vous seul : elle ne part jamais avec le courrier.

Écrire et répondre¶

Le composeur propose Cc, Cci, Répondre à tous, Transférer, et un bouton pour insérer votre signature. Vous pouvez enregistrer un texte comme modèle pour le réutiliser plus tard (menu Modèles). Après l'envoi, vous disposez de quelques secondes pour cliquer sur Annuler l'envoi.

Les messages reportés¶

Un panneau dédié (icône dans la barre) liste tous vos reports en cours, avec le moment de réveil et le dossier d'origine. Si un réveil n'a pas eu lieu à l'heure prévue, le message l'indique : cliquez sur Reprendre maintenant pour le récupérer immédiatement.

L'assistant IA¶

Sur un message reçu, Résumer le fil produit un résumé en langage courant. Dans le composeur, un bouton propose une suggestion de réponse. Les deux ne s'affichent que si le module IA est activé pour votre organisation.

Vos identités d'envoi¶

Depuis le menu Réglages de l'affichage de la barre du haut, Identités d'envoi, réglez le nom affiché et la signature de chacune de vos boîtes. Sans nom renseigné, vos destinataires ne voient qu'une adresse.

Vos échanges sur les fiches du CRM¶

Vos échanges avec un client apparaissent sur sa fiche dans Contacts. Vous les voyez toujours en entier ; vos collègues voient ce que vous choisissez, boîte par boîte, dans Réglages de l'affichage → Visibilité dans le CRM :

• Date et participants : sans objet ni contenu. C'est le réglage par défaut.
• Avec l'objet : vos collègues lisent l'objet des messages, pas leur contenu.
• Avec un extrait : objet et début du message. Le message entier reste dans votre boîte.

Chaque choix s'enregistre au clic. Les messages de la corbeille, des indésirables et des brouillons n'y figurent jamais, ni les échanges entre collègues de votre organisation.

Ouvrir sa boîte au-delà de Date et participants est réservé aux administrateurs (et aux rôles qui gèrent les réglages de Mail), sauf si l'organisation l'autorise : un administrateur coche, dans ce même dialogue, Les membres peuvent partager leurs échanges avec le CRM. Décocher cette case referme pour les collègues les boîtes que des membres avaient ouvertes, sans effacer leur choix : il s'appliquera de nouveau si l'autorisation revient. Refermer sa propre boîte reste toujours possible.

Selon votre métier¶

• Un artisan garde toute sa correspondance client au même endroit que ses devis et ses factures, avec une adresse professionnelle propre à son entreprise.
• Une petite équipe partage une boîte contact@ et se répartit les messages en les déplaçant dans des dossiers par sujet.
• Un indépendant en déplacement reporte les messages qui demandent réflexion au lendemain matin, plutôt que de les laisser encombrer sa boîte de réception.

Questions fréquentes¶

Je ne vois aucune boîte mail. Un administrateur de votre organisation doit vous en attribuer une depuis Domaines → Boîtes mail, dans votre espace Puwapi. Elle apparaît ici dès que vous rouvrez la page.

Un message reporté n'est pas revenu à l'heure prévue, que faire ? Ouvrez le panneau des messages reportés et cliquez sur Reprendre maintenant : le message vous est rendu immédiatement.

Mes collègues lisent-ils mes e-mails depuis la fiche d'un client ? Pas par défaut : ils voient la date et les participants, sans objet ni contenu. Vous seul pouvez ouvrir davantage votre boîte, depuis Visibilité dans le CRM, et seulement si votre organisation le permet. Pour voir ces échanges sur une fiche, un collègue doit aussi avoir accès à Mail et le droit de lire les contacts.

Puis-je annuler l'envoi d'un message ? Oui, pendant les quelques secondes qui suivent l'envoi : un bandeau propose Annuler l'envoi.

Limites connues¶

• Les modèles de message ne se partagent pas entre collègues : chacun a les siens.
• Les pièces jointes envoyées passent par votre navigateur : aucune limite de taille propre à Puwapi, au-delà de celle imposée par votre connexion.

Pour aller plus loin¶

• Domaines et boîtes mail : attribuer une boîte à un membre.
• IA : résumé de fil et suggestion de réponse.
• Contacts : les destinataires connus de votre organisation.