Guides d'utilisation

Au quotidien

Paramètres

Votre organisation, vos établissements, votre équipe et vos réglages personnels : tout ce qui gouverne le fonctionnement de Puwapi se règle ici.

Avant de commencer

Toute personne peut régler son propre compte (profil, notifications, barre latérale, apparence, langue) sans droit particulier. Les sections Membres & rôles, Rôles & permissions et Abonnement sont réservées au propriétaire et aux administrateurs de l'organisation. Les sections Établissement, Organisation et Clés API peuvent être déléguées à d'autres membres via un rôle personnalisé.

Les 3 premiers gestes

  1. Invitez votre équipe — dans Membres & rôles, cliquez sur Inviter, saisissez son adresse et choisissez son rôle. La personne reçoit un accès immédiat si elle a déjà un compte Puwapi, sinon une invitation par e-mail.

  2. Réglez les droits d'un rôle — dans Rôles & permissions, sélectionnez un rôle et ajustez, domaine par domaine, le niveau d'accès : Aucun, Lecture, Contribution ou Gestion.

  3. Personnalisez l'apparence — dans Apparence, choisissez une palette, une couleur d'accent, une police, des arrondis et une échelle. Le réglage vous suit sur toutes les applications Puwapi.

Au quotidien

Mon compte

Portée personnelle : profil, mot de passe, notifications, barre latérale, apparence et langue. Rien ici n'affecte vos collègues.

  • Profil & sécurité regroupe votre identité, vos adresses e-mail, votre mot de passe, vos clés d'accès, vos connexions Google/GitHub, la double authentification et l'historique de vos connexions récentes.

  • Ma barre latérale vous laisse réorganiser votre navigation : glissez une entrée depuis la bibliothèque vers un groupe pour l'ajouter, ramenez-la dans la bibliothèque pour la masquer. Retirer une entrée d'ici ne retire aucun droit, elle reste accessible par un lien direct si votre rôle l'autorise.

  • Apparence et Langue sont des préférences de navigateur, partagées avec toute la suite Puwapi (Mail, Chat, Docs…).

Établissement

Les informations, modules activés et ressources de l'établissement actuellement sélectionné (en-tête de la page). C'est ici aussi que se répartissent les membres entre vos différents sites, si vous en avez plusieurs : cette répartition est organisationnelle, elle ne change aucun droit d'accès.

Organisation

  • Membres & rôles liste tous les membres de l'organisation, avec leur rôle et les invitations en attente. Retirer un membre est réversible : une nouvelle invitation lui rend l'accès. Compte entreprise crée un compte salarié avec une adresse @votredomaine et un mot de passe temporaire à transmettre à la main (nécessite un domaine mail configuré, cf. Domaines et boîtes mail).

  • Rôles & permissions : chaque droit se règle par grand domaine (Clients, Facturation, Rendez-vous, Projets…) sur quatre niveaux. Créez un rôle depuis un modèle (Lecture seule, Comptable, Commercial, Accueil) ou à partir d'un rôle existant (Dupliquer). Le propriétaire et les administrateurs contournent toujours ces réglages : pour restreindre quelqu'un, donnez-lui un autre rôle. Un changement de permissions s'applique à la prochaine connexion des membres concernés, personne n'est déconnecté. Chaque rôle porte aussi sa propre barre latérale par défaut : ce que ses membres voient dans la navigation, à partir des mêmes modèles.

  • Visibilité dans le CRM est un domaine à part, qui précise ce que la lecture des contacts et du pipeline laisse voir :

    • Aucun : le membre ne voit que ses fiches et celles sans responsable, sans les montants des opportunités ;
    • Lecture : toutes les fiches et les montants des opportunités ;
    • Gestion : en plus, les champs personnalisés marqués Champ sensible.

    Quand vous ouvrez Clients et pipeline à un rôle qui n'y avait pas accès, sa visibilité passe d'elle-même sur Lecture : redescendez-la sur Aucun pour un commercial qui ne doit voir que son portefeuille. Les modèles Comptable, Commercial et Accueil donnent Lecture. Un montant ou un champ masqué s'affiche « — », jamais à zéro. Cette règle suit le membre partout : listes, recherche universelle et palette de commandes, compteurs de l'accueil, rapports, assistant IA (y compris le connecteur pour Claude), clés API qu'il a créées, et lancement d'une automatisation depuis une fiche (seulement sur les fiches qu'il voit).

  • Exporter la vue des contacts (toute la liste filtrée, d'un clic) demande le niveau Gestion sur Clients et pipeline. Chaque export est journalisé.

  • Un champ personnalisé se marque Champ sensible depuis une fiche contact, bouton Gérer les champs (niveau Gestion sur les contacts, et droit de voir les champs sensibles). Sa valeur n'est alors montrée et modifiable que par les administrateurs et les rôles réglés sur Gestion en visibilité.

  • Organisation regroupe la liste de vos établissements (créer, renommer, changer de couleur, archiver puis restaurer), votre adresse publique (l'identifiant qui apparaît dans vos pages de réservation, formulaires et recrutement), le pays de l'organisation et une politique de sécurité commune : imposer la double authentification à tous les membres, régler la durée des sessions.

  • Abonnement : votre formule, vos options et votre facturation.

  • Clés API : les clés qui connectent vos outils externes à Puwapi. Une clé du CRM agit avec les droits de la personne qui l'a créée, vérifiés à chaque appel : elle ne voit pas plus que son créateur, et cesse de fonctionner s'il quitte l'organisation.

Sécurité du compte

  • La double authentification ajoute un code à usage unique, généré par une application d'authentification, à chaque connexion. Elle fournit des codes de secours à conserver hors de votre téléphone : chacun ne sert qu'une fois. Si votre organisation l'impose, vous ne pouvez plus la désactiver vous-même.
  • Une clé d'accès (passkey) remplace le mot de passe par l'empreinte, le visage ou le code de votre appareil. Ajoutez-en une depuis chaque appareil que vous utilisez.
  • Retirer votre dernière méthode de connexion sans mot de passe ni clé d'accès est refusé : Puwapi vous demande d'en définir une autre d'abord.

Selon votre métier

  • Salon avec plusieurs adresses : créez un établissement par site, répartissez votre équipe entre eux, et donnez à chaque responsable de site un rôle Gestion limité aux domaines Rendez-vous et Clients.
  • Cabinet comptable : créez un rôle Comptable (modèle prêt à l'emploi) pour un collaborateur qui ne doit voir ni les rôles ni l'abonnement.
  • Franchise ou réseau : imposez la double authentification à tous les membres depuis Organisation → Sécurité, et fixez une durée de session courte.

Questions fréquentes

J'ai changé le rôle d'un membre, rien ne bouge à l'écran chez lui. Les nouveaux droits s'appliquent à sa prochaine connexion, pas en temps réel.

Pourquoi je ne vois pas « Membres & rôles » alors que j'ai un rôle personnalisé ? Ces sections ne se délèguent pas : seuls le propriétaire et les administrateurs y ont accès, quel que soit le rôle attribué.

Un commercial ne voit pas un contact que je vois, pourquoi ? Son rôle est sans doute réglé sur Aucun en Visibilité dans le CRM : il ne voit que ses fiches et celles sans responsable. Attribuez-lui la fiche, ou passez son rôle sur Lecture. Le propriétaire et les administrateurs voient toujours tout.

Je change de palette, mes collègues la voient-ils aussi ? Non, l'apparence est un réglage par personne et par navigateur, comme la langue.

Puis-je retrouver un établissement archivé ? Oui, depuis Organisation → Établissements, section des archivés : Restaurer le rend actif à nouveau. Ses clients, factures et dépenses restaient consultables entre temps via « Toute l'organisation ».

Limites connues

  • Un établissement ne peut pas être archivé s'il est le seul actif.
  • Un rôle supprimé retire immédiatement ses droits aux membres qui le portaient ; les droits accordés par ce rôle sont perdus.
  • L'adresse publique de l'organisation ne se réserve pas à l'avance : changer un identifiant déjà partagé casse les liens existants.

Pour aller plus loin

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