Rendez-vous

Un agenda pour votre équipe, une page de réservation en ligne pour vos clients, et une page personnelle pour chaque collaborateur.

Avant de commencer¶

Voir l'agenda est accessible à toute l'équipe ; prendre et modifier des rendez-vous demande un droit dédié, tout comme les annuler ou les supprimer ; configurer les prestations, l'équipe et les réglages de réservation demande un rôle de gestion (réglable dans Paramètres → Rôles).

Créez d'abord un établissement : vos rendez-vous s'y rattachent.

Les 3 premiers gestes¶

1. Créez vos prestations — dans l'onglet Prestations, regroupez-les par catégorie (« Coiffure », « Soins »…) puis ajoutez chaque prestation avec sa durée et son prix.

2. Ajoutez vos collaborateurs — dans l'onglet Équipe, liez un membre de votre organisation (son e-mail et sa photo se synchronisent automatiquement) ou saisissez quelqu'un à la main.

3. Ouvrez la réservation en ligne — dans l'onglet Réservation en ligne, activez Ouvrir les réservations aux clients : votre page publique devient accessible, avec vos prestations, votre équipe et vos horaires d'ouverture.

Au quotidien¶

Agenda¶

La liste des rendez-vous à venir, filtrable par collaborateur. Chaque rendez-vous affiche son client, sa prestation et son statut (Planifié, Confirmé, Terminé, Annulé, Absent). Cliquez sur Ajouter pour créer un rendez-vous à la main : choisissez une prestation ou saisissez un intitulé libre, un client existant ou aucun, un collaborateur, et des notes si besoin.

Sur un rendez-vous, le bouton Message de relance rédige, avec l'IA, un SMS et un e-mail personnalisés dans le ton de votre choix (chaleureux, neutre, bref). Rien n'est envoyé automatiquement : le texte est proposé, à copier et envoyer vous-même.

Prestations¶

Vos prestations, regroupées et réordonnables. Chaque prestation porte une photo, une description, une durée et un prix, qui apparaissent sur la page publique. Une prestation inactive reste modifiable mais disparaît de la page de réservation.

Équipe¶

Vos collaborateurs. Un collaborateur lié à un membre de l'organisation synchronise son e-mail professionnel et sa photo ; un collaborateur manuel est saisi entièrement à la main (utile pour quelqu'un qui n'a pas de compte Puwapi).

Réservation en ligne¶

La page publique de votre établissement ({votre adresse}/{votre établissement}) : logo, présentation, photos, horaires d'ouverture, apparence (couleurs et police), et politique de paiement (sur place uniquement, au choix du client, ou paiement en ligne obligatoire). Le paiement en ligne demande d'abord un compte d'encaissement configuré dans Paramètres → Organisation.

Ma page¶

Chaque collaborateur peut publier sa propre page de réservation, en plus de celle de l'établissement : cliquez sur Activer ma page, choisissez un pseudo (unique dans l'établissement), une accroche et vos horaires (par défaut ceux de l'établissement, que vous pouvez ajuster). Créez ensuite vos types de rendez-vous (« Appel de 30 minutes », « Premier échange »…) avec leur durée, un prix éventuel, un lieu (sur place, téléphone, visioconférence Puwapi ou lien externe), un préavis minimum, un horizon de réservation et des tampons avant et après. Une salle de visioconférence est créée automatiquement à chaque réservation d'un type en visio Puwapi.

Selon votre métier¶

• Salon de coiffure ou institut : des prestations groupées par catégorie, une équipe de plusieurs collaborateurs, chacun avec ses propres horaires.
• Consultant ou indépendant : une page personnelle unique (« Ma page ») pour partager un lien de prise de rendez-vous, sans page d'établissement à gérer.
• Cabinet à plusieurs praticiens : la page d'établissement pour l'accueil général, et une page personnelle par praticien pour celles et ceux qui préfèrent partager leur propre lien.

Questions fréquentes¶

Aucun créneau ne s'affiche sur ma page publique. Vérifiez qu'au moins une prestation est active et associée à un collaborateur, que ce collaborateur a des disponibilités, et que les horaires d'ouverture de l'établissement sont renseignés.

Le lien de ma page personnelle ne fonctionne pas. Vérifiez que Publier ma page est activé : tant qu'elle est fermée, l'adresse renvoie une page introuvable. Vérifiez aussi que votre établissement a une adresse publique (Paramètres → Organisation).

Puis-je proposer le paiement en ligne ? Oui, une fois un compte d'encaissement configuré dans Paramètres → Organisation. Choisissez ensuite la politique de paiement dans l'onglet Réservation en ligne.

Un client peut-il annuler ou déplacer lui-même son rendez-vous ? Non, depuis la page publique un client réserve un créneau ; pour annuler ou déplacer, il doit contacter votre établissement.

Limites connues¶

• Les récurrences de votre agenda (un congé qui revient chaque semaine, par exemple) ne sont pas prises en compte dans le calcul des créneaux disponibles : seule l'occurrence effectivement enregistrée bloque un créneau.
• Un collaborateur sans compte Puwapi lié n'a pas d'agenda personnel consulté : seuls ses rendez-vous enregistrés bloquent ses créneaux.

Pour aller plus loin¶

• Fidélité : un rendez-vous terminé peut créditer des points.
• Contacts : les clients qui réservent alimentent votre carnet de contacts.
• Paramètres : compte d'encaissement, adresse publique et rôles.